No que toca a pré-embalados, muitos conhecem as 3 Regras do Embalador e como funciona um Sistema da Quantidade Média, mas falham num aspeto menos visível e igualmente crítico: a capacidade de demonstrar que essas regras são cumpridas. A documentação não é burocracia, é a evidência que protege o embalador numa inspeção ou auditoria ou mesmo perante um cliente ou consumidor.
Os registos dos controlos efetuados devem ser disponibilizados às autoridades competentes para verificação, e os controlos devem ser organizados de forma a garantir efetivamente a quantidade de produto contida em cada pré-embalado.
Conteúdos abordados
Por que razão a documentação é obrigatória
As Diretivas Comunitárias e a legislação nacional não exigem apenas que o embalador cumpra, exigem que o embalador prove que cumpre. O embalador tem duas opções: medir durante o enchimento com um instrumento legal e adequado, ou realizar controlos sobre os pré-embalados para garantir que cumprem os requisitos, mas em qualquer dos casos, a documentação é necessária.
Caso o embalador ou importador não cumpra os requisitos da aplicáveis, as penalizações podem incluir coimas, conforme previsto no no Artigo 10º - Contraordenações, do Decreto-Lei n.º 199/2008 de 8 de outubro.
Os quatro pilares da documentação
Instrução de trabalho / Procedimento de controlo
O primeiro documento a existir é a descrição de como o controlo é feito. As instruções devem ser escritas de forma que a experiência do colaborador seja tida em conta, o nível de detalhe deve ser adequado ao perfil de quem as vai executar.
Nestes documentos devem ser incluídas, a frequência de amostragem, a dimensão da amostra, o método de pesagem, critérios de aceitação/rejeição e ações corretivas.
Registos de controlo (folhas de registo, checklists, softwares de controlo)
São a evidência direta de cada controlo realizado. O embalador deve registar todos os fatores relevantes que afetam os procedimentos reconhecidos, e esses registos devem ser simples, claros, e retidos durante pelo menos 1 ano (conforme os prazos descritos no Artigo 5º do Decreto-Lei n.º 199/2008 de 8 de outubro) ou enquanto os pré-embalados se destinarem a permanecer na cadeia de distribuição.
No mínimo, os registos devem conter:
Note-se que o Sistema ACCEPT, consegue abranger de forma completa, todos estes pontos indicados em cima, podendo estes mesmos registos poder ser consultados de uma forma bastante prática e eficaz.
Registos dos equipamentos de medição
O embalador deve assegurar que o software utilizado para registar os resultados de pesagem foi validado antes de ser utilizado, e os registos dos controlos efetuados sobre os instrumentos de medição devem ser conservados durante tempo suficiente para demonstrar que as especificações foram cumpridas e que os mesmos são capazes de assegurar a validade dos resultados das medições obtidas.
Esses registos incluem: certificados de verificação e/ou calibração das balanças e respetivas validações e aceitações dos mesmos, registos de verificação interna periódica e rastreabilidade metrológica.
Registo de ações corretivas e não conformidades
E quando um lote falha, que ações são tomadas? Estes registos demonstram que o sistema funciona mesmo quando há desvios. Devem conter uma descrição da não conformidade, a causa identificada, as ações tomadas (retrabalho, rejeição, ajuste do processo) e a eficácia verificada.
Responsabilidades e competências
O fabricante, ou no caso de pré-embalados importados de países terceiros (países fora do espaço económico europeu), o importador, é responsável por garantir que os pré-embalados cumprem os requisitos aplicáveis.
Assim, torna-se fundamental, definir claramente, dentro da organização, quem tem autoridade para:
- Aprovar e rever os procedimentos
- Realizar os controlos
- Tomar decisões de aceitação/rejeição
- Comunicar com a autoridade competente em caso de inspeção
Mesmo que seja uma só pessoa a desempenhar todas estas tarefas, os papéis devem estar definidos, pois as entidades competentes deverão querer saber quem fez o quê.
Organização da estrutura documental
Para que toda esta documentação se encontre bem estruturada e organizada, quer fisicamente, quer digitalmente, sugere-se a seguinte estrutura:
| Separador | Conteúdo |
|---|---|
| Procedimentos | Instrução de controlo, plano de amostragem |
| Registos de Controlo | Folhas de registo ou software de controlo estatístico |
| Equipamentos | Certificados de calibração, verificações periódicas |
| Não-conformidades | Registos de desvios e ações corretivas |
| Formação | Evidência de que os operadores conhecem os procedimentos |
É importante reforçar que qualquer documentação pode ser sujeita a inspeções e auditorias por parte de entidades competentes, pelo que deve estar organizada, atualizada e acessível.
Conclusão
Um bom sistema de documentação não serve apenas para ser aprovado em inspeções ou auditorias, mais importante ainda é que seja genuinamente útil para melhorar e otimizar os processos produtivos, reduzir desperdícios por excesso de enchimento, e demonstrar profissionalismo perante clientes e parceiros comerciais.
Desta forma, o esforço despendido na manutenção e atualização do sistema transforma-se em valor real para a organização, deixando de ser encarado como uma obrigação isolada. E é precisamente esse valor acrescentado que permite transmitir confiança e tranquilidade aos responsáveis que atuam diariamente no terreno para garantir o cumprimento das suas obrigações legais.
Referências
WELMEC 6.4, 2015: Guide for packers and importers of ℮-marked prepacked products
Perguntas frequentes sobre a documentação do Sistema de Controlo de Pré-embalados
O que deve constar obrigatoriamente nos registos de controlo?
Data e hora, lote de produção, referência do produto, quantidade nominal e respetivas tolerâncias, resultados das pesagens, conteúdo médio efetivo, indicadores de variabilidade (desvio-padrão, amplitude), a decisão tomada (aceite/rejeitado/ajuste) e a identificação do responsável pelo controlo.
Por que razão a documentação é obrigatória para os embaladores de produtos pré-embalados?
Porque a legislação, tanto as Diretivas Comunitárias como a legislação nacional (DL 199/2008), não exige apenas o cumprimento das regras, exige a prova desse cumprimento. Os registos têm de estar disponíveis para verificação pelas autoridades competentes a qualquer momento. O incumprimento pode resultar em coimas, conforme previsto no Artigo 10.º do mesmo decreto-lei.
Durante quanto tempo devem ser conservados os registos de controlo?
No mínimo 1 ano, conforme estipulado no Artigo 5.º do DL 199/2008, ou enquanto os pré-embalados se destinarem a permanecer na cadeia de distribuição, consoante o prazo que for mais longo.
Autor
Rui Silva
Mestre em Eng.ª do Ambiente, Rui Manuel Pedrosa da Silva realizou e coordenou, desde 2008, ensaios de verificação metrológica de Pré-embalados. Desde 2012, participou como formador e orador em vários seminários e formações sobre Controlo Metrológico de Pré-embalados. Atualmente desempenha funções de Consultor externo na empresa Sinmetro.