Vou dizer uma coisa que pode soar estranha vinda de alguém que trabalha numa empresa de software industrial: o Excel não é o problema.
Sei que isto vai contra a narrativa habitual. No mundo da digitalização, o Excel é quase sempre o vilão da história. "Ainda usam Excel para controlar a produção?", dito com um tom que mistura espanto e condescendência. Como se fosse vergonha. Como se significasse atraso.
Mas quando entro numa fábrica e vejo um Excel com fórmulas complexas, formatação condicional, macros que alguém construiu nas horas vagas, tabelas dinâmicas que cruzam dados da qualidade com dados de produção, o que eu vejo não é um problema. O que eu vejo é inteligência. Esforço. Vontade de controlar. Alguém que, com as ferramentas que tinha, construiu o melhor que conseguiu. E isso merece respeito, não desdém.
Conteúdos abordados
O Excel como prova de necessidade
Cada folha de cálculo pendurada na parede de uma fábrica é uma declaração silenciosa: "Precisamos desta informação e não temos outra forma de a ter."
Cada macro que um responsável da qualidade construiu ao longo de meses é a prova de que existe uma necessidade real, tão real que alguém investiu tempo pessoal para a resolver. Cada ficheiro partilhado numa pasta de rede, com versões numeradas e nomes como "controlo_qualidade_v14_FINAL_FINAL2.xlsx", é a evidência de um processo que cresceu para lá dos limites da ferramenta.
Quando olho para estes Excels, não penso "que horror, precisam de um sistema novo." Penso: "Ótimo. Já sabem o que querem controlar. Já definiram variáveis, frequências, limites. Já têm lógica de negócio codificada. O trabalho de levantamento está meio feito."
O Excel não é o inimigo. É o protótipo. É dele que partimos para os próximos passos.
Onde o Excel deixa de servir
Dito isto, há um momento em que o Excel deixa de ser solução e passa a ser limitação. E é importante ser honesto sobre quando é que isso acontece.
O Excel deixa de ser solução quando o volume de dados cresce ao ponto de o ficheiro demorar minutos a abrir, quando a rastreabilidade exige um registo auditável que um ficheiro editável não garante. Acontece, sobretudo, quando a decisão precisa de ser tomada no momento, e o dado está num ficheiro que alguém vai atualizar amanhã.
Nenhuma destas limitações é culpa do Excel. É simplesmente o limite natural de uma ferramenta que foi desenhada para outra coisa. Pedir ao Excel que seja um sistema de monitorização industrial em tempo real é como pedir a uma carrinha de caixa aberta que faça de camião TIR. Pode servir até certo ponto. Depois, não serve.
A transição que funciona
O erro mais comum que vejo em processos de digitalização é tratar a transição do Excel para um sistema como uma rutura. "A partir de agora, acabou o Excel." Isto gera resistência imediata e com razão. As pessoas construíram aqueles ficheiros. Conhecem-nos. Confiam neles.
A transição que funciona pega na lógica que já existe, as variáveis, os indicadores e as regras e transpõe-na para um sistema que faz o que o Excel não consegue: partilhar, alertar, escalar e manter histórico.
Nas melhores implementações, há sempre um momento em que o responsável da qualidade olha para o novo sistema e diz: "Isto é basicamente o meu Excel, mas a funcionar como deve ser." Quando isso acontece, sabemos que a adoção vai correr bem.
Resistência à mudança é sinal de que alguém se importa
Quando alguém na fábrica resiste a um sistema novo, a reação instintiva de quem está a implementar é classificar isso como "resistência à mudança", como se fosse um defeito de personalidade que se resolve com formação e insistência.
Mas a resistência quase sempre tem razões legítimas. A pessoa está a perder uma ferramenta que conhecia e controlava. Está a receber um sistema que não pediu e que vai mudar a sua rotina. Tem medo de parecer incompetente durante a fase de aprendizagem. Já viu projetos anteriores serem abandonados e não quer investir energia em mais um.
Respeitar estas razões não significa ceder a elas. Significa reconhecê-las, incorporá-las no processo, e dar tempo e suporte para que a transição aconteça de forma humana.
Um exercício prático
Se está a pensar em digitalizar um processo que hoje vive em Excel, há um exercício que recomendo antes de falar com qualquer fornecedor. Pegar no ficheiro e imprimi-lo. Sentar-se com a pessoa que o usa todos os dias e fazer-lhe três perguntas:
- O que é que este ficheiro te diz que mais te ajuda?
- O que é que gostarias que ele fizesse e não consegue?
- Se amanhã este ficheiro desaparecesse, o que é que te faltava mais?
As respostas a estas perguntas valem ouro, porque dizem exatamente aquilo de que a pessoa precisa e o que qualquer solução nova tem de garantir, no mínimo, para ser adotada.
O Excel não é o inimigo. É o mapa do que já existe. E qualquer evolução séria começa por lê-lo com atenção.
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Autor do artigo
Nelson Santos
Business Developer, Sinmetro. Licenciado em Geografia, especialização em Estudos Ambientais pela Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra (2005).