Em ambiente industrial, ocorrências mal registadas, raramente são imunes a ramificações e imprevistos que podem, com excessiva regularidade, traduzir-se em custos acrescidos para a sua empresa.
Sem um controlo rigoroso do registo de ocorrências, as investigações tornam-se lentas e inconclusivas, o que conduz a ações corretivas sem o devido acompanhamento, problemas reincidentes e custos deles decorrentes. No entanto, na maioria das unidades industriais, o registo de ocorrências e não conformidades continua a depender de formulários em papel, folhas de cálculo partilhadas ou e-mails trocados entre turnos. Estes meios estão longe de assegurar o rigor do registo e funcionam apenas enquanto o volume é baixo, tornando-se no elo mais fraco de qualquer sistema de gestão da qualidade, com o aumento do volume de operações.
Neste artigo, iremos analisar seis das dificuldades mais comuns no âmbito do registo e tratamento de ocorrências e de que forma um software de gestão de ocorrências as resolve:
Conteúdos abordados
Registos incompletos e inconsistentes
Imagine o seguinte cenário. Cada operador descreve a mesma ocorrência à sua maneira. Um indica o lote, outro esquece-se; um refere a máquina, outro apenas a linha. Na altura em que a informação chega à Qualidade, falta precisamente o dado que permitiria investigar e chegar à raiz do problema. Certamente consegue identificar-se com esta realidade que descreve o quotidiano de muitas empresas!
Mas se a falta de um formulário estruturado e consistente impede a recolha adequada de dados, o problema agrava-se quando um mesmo formulário é tratado como base genérica e utilizado, de forma transversal, para qualquer tipo de levantamento. Uma reclamação de cliente, um desvio de processo ou uma falha do fornecedor, por exemplo, exigem dados específicos que diferem em propósito, sendo, com demasiada regularidade, registados com os mesmos campos.
A solução passa por assegurar que cada tipo de ocorrência dispõe dos seus próprios campos e parâmetros. Desta forma, o operador preenche exatamente o que é relevante para aquele caso, e a categorização é feita no momento do registo. O resultado são registos completos, uniformes e comparáveis entre si, assegurando a qualidade e objetividade dos dados recolhidos.
Informação dispersa e falta de visão global
Parece coisa do passado, mas, na realidade, boa parte das ocorrências reside num caderno no posto de trabalho, outra parte numa folha de cálculo da Qualidade e outra ainda em e-mails. Se sentiu afinidade com esta situação, não está sozinho!
Responder a uma pergunta simples, como "quantas ocorrências deste tipo tivemos na linha 3, no último trimestre?", pode ser, para a empresa desprovida de solução adequada para registo de ocorrências, o início de um moroso processo de horas de compilação manual, decorrente da duplicação de dados e multiplicidade de meios de registo ou entrada de dados. Sem uma visão consolidada e centralizada, é extremamente difícil, por vezes impossível, priorizar, identificar padrões ou perceber se a situação está a melhorar.
Com recurso a uma solução digital especializada, todas as ocorrências residem numa única interface, com filtros, estados e indicadores relevantes que facilitam e agilizam a consulta e acompanhamento. A consulta deixa assim de depender de quem guardou e onde foi guardado o ficheiro, passando a ser imediata e centralizada. Desta forma, é possível detetar padrões e tendências, antecipar problemas e impedir que se repitam, reduzindo prejuízos decorrentes de reincidência.
Ações corretivas sem responsável ou seguimento
Registar a ocorrência é o primeiro passo para um correto controlo de ocorrências, no entanto, o risco real reside nos eventos que se seguem.
Ações definidas numa reunião, sem a atribuição clara de um responsável, portanto, sem ninguém que assegure e confirme a sua execução, abrem caminho a que a informação se perca com excessiva facilidade, entre áreas e turnos.
Para um Gestor da Qualidade, por exemplo, isto significa passar uma boa parte do tempo a correr atrás de pessoas, tempo esse que poderia e deveria dedicar à análise e melhoria dos processos da sua empresa.
Num cenário ideal, cada ocorrência tem responsáveis atribuídos, áreas envolvidas, prioridades, datas-limite e ações corretivas definidas no próprio registo. O estado é acompanhado desde a abertura até ao encerramento, com total visibilidade do progresso e sem perda de informação entre turnos, linhas ou equipas.
Também aqui se tornam manifestos os benefícios do recurso a uma plataforma digital centralizada para gestão rigorosa do registo de ocorrências.
Prazos difíceis de acompanhar e cumprir
Regra geral, ações corretivas têm datas-limite. A dificuldade reside, porém, em acompanhá-las. Com dezenas de ações em aberto, distribuídas por áreas e responsáveis diferentes, os prazos ficam registados, mas raramente são monitorizados.
O resultado é um ciclo reativo, onde o atraso apenas é detetado quando alguém pede o ponto de situação ou, mais grave, no decurso de uma auditoria.
De que forma pode solucionar esta questão e garantir que a sua empresa assume uma postura preventiva, assegurando o cumprimento de prazos e a preparação para auditorias?
Como já referimos, cada ação deve ter a sua data-limite definida no registo da ocorrência. Isto é possível com recurso a software especializado que lhe permita a posterior filtragem e ordenação de resultados por data-limite, para que as ações mais urgentes surjam primeiro.
Se possível, para que nenhum prazo passe despercebido, opte por soluções de software que lhe permitam configurar o envio de alertas sobre ações por resolver que se aproximam da data-limite.
Da mesma forma, opte por soluções que disponibilizem dashboards dedicados que possibilitem o acompanhamento, de forma intuitiva e visual, do desempenho global das ações calendarizadas e o respetivo estado. Desta forma, estará a transformar o controlo de prazos num processo proativo.
Análise de causa raiz superficial e reincidência
Sob pressão para fechar ocorrências, é comum tratar o sintoma e não a causa. Substitui-se a peça, ajusta-se o parâmetro e o caso é encerrado. Semanas depois, a mesma ocorrência reaparece, por vezes noutra linha ou noutro turno.
Quando a análise de causa raiz é realizada fora do sistema, num quadro branco ou num documento à parte, dificilmente fica associada à ocorrência, perdendo-se o elo de ligação a futuras consultas, prejudicando a rastreabilidade e a eficiência, na resolução efetiva de ocorrências.
Neste âmbito, o recurso a soluções especializadas de registo de ocorrências é imperativo, na medida em que asseguram que a análise de causa raiz é realizada dentro da própria ocorrência, com metodologias como o “diagrama de Ishikawa” e os “5 Porquês”. A centralização do procedimento garante que toda a investigação fica estruturada, documentada e devidamente associada às respetivas ações corretivas, reduzindo, significativamente, a probabilidade de reincidência. Adicionalmente, isto possibilita alimentar um repositório de conhecimento reutilizável para casos semelhantes, assim agilizando futuras ações.
Auditorias e rastreabilidade difíceis de demonstrar
Numa auditoria, não basta afirmar que uma não conformidade foi tratada. É preciso demonstrar quem a registou, quando foi registada, que análise foi realizada, que ações foram definidas e qual o seu grau de eficácia.
Com registos em papel ou em ficheiros soltos, reunir estas evidências é moroso e propenso a falhas. Dispondo de um software especializado de gestão de ocorrências, tem, na sua mão, o poder da rastreabilidade.
Por defeito, cada ocorrência mantém o histórico completo, desde a identificação da origem até ao encerramento, com decisões, responsáveis e ações registadas. A rastreabilidade deixa de ser um esforço de última hora, antes de uma auditoria, passando a ser um resultado natural do processo.
Como refere Pedro Nanga, Gestor da Qualidade e Segurança Alimentar no case study do Grupo Carrinho:
“…a rastreabilidade de lotes e resultados proporcionada (…) é importante para auditorias e para a investigação de não conformidades.”
Transforme ocorrências em melhoria contínua
Ocorrências fazem parte da realidade industrial e irão sempre existir. O que distingue uma operação madura é a forma como as regista, investiga e impede que se repitam.
Substituir registos dispersos por um sistema centralizado liberta o Gestor da Qualidade da compilação manual, devolvendo-lhe tempo para aquilo que realmente acrescenta valor: analisar, decidir e melhorar.
Descubra como o ACCEPT centraliza os dados de ocorrências.
Autora do artigo
Rafaela Almeida
Licenciada em Engenharia e Gestão Industrial pela ESTG no Instituto Politécnico de Leiria, em 2019. Realizou estágios de Verão na Moldes RP, onde esteve envolvida na implementação de ferramentas Lean, tratamento de não conformidades e otimização de processos. Foi responsável de Planeamento e Gestão da Produção na Indústria Portuguesa para Moldes, onde implementou ações de otimização de processos. Em 2020 direcionou-se para a consultoria de software MES, CRM e ERP, onde exerceu a função de gestora de projetos, tester, implementação e analista. Atualmente, integra a equipa da Sinmetro na função de consultora de projetos.